تعهد مدیریت در سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست

به گزارش روزپلاس، نگارش بر اساس تفسیری شخصی بر مبنای خبرگی از بند 5، ISO 45001 (رهبری Leadership);

سعید ثقفی کارشناس ارشد مهندسی ایمنی، بهداشت و محیط زیست(HSE)

مقدمه

تعریف سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست و اهمیت آن در سازمان‌ها
سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست(HSE Management System) مجموعه‌ای جامع از سیاست‌ها، رویه‌ها، ساختار سازمانی، مسئولیت‌ها، اقدامات و منابع است که برای پیاده‌سازی و حفظ یک برنامه ایمنی و بهداشت شغلی مؤثر در یک سازمان طراحی شده است. هدف اصلی یک HSE MS ، شناسایی، ارزیابی و کنترل خطرات و ریسک‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان است تا از وقوع حوادث، صدمات و بیماری‌های شغلی جلوگیری شود. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از الزامات قانونی و استانداردهای صنعتی پیروی کرده و محیط کاری ایمن‌تر و سالم‌تری را برای کارکنان خود فراهم آورند.

در دنیای امروز که سرعت تغییرات و پیچیدگی فرآیندهای تولید و خدمات افزایش یافته است، ایمنی دیگر یک اولویت جانبی نیست بلکه به یک الزام استراتژیک تبدیل شده است. سازمان‌هایی که به ایمنی توجه کافی نشان می‌دهند نه تنها از نظر انسانی و اخلاقی مسئولیت پذیر هستند بلکه از نظر اقتصادی نیز سود می‌برند. کاهش حوادث به معنای کاهش هزینه‌های مربوط به درمان، غرامت از کارافتادگی، تعمیرات، تجهیزات، توقف تولید و جریمه‌های قانونی است، علاوه بر این یک فرهنگ ایمنی قوی می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری، بهبود روحیه کارکنان، افزایش اعتماد مشتریان و ارتقای تصویر برند شود.

پیاده‌سازی موفق یک HSE MS مستلزم تعهد کامل همه سطوح سازمان به ویژه مدیریت ارشد، رهبری قوی و تخصیص منابع کافی است این مقاله به بررسی نقش حیاتی این سه عامل کلیدی در ایجاد و حفظ یک سیستم مدیریت ایمنی اثر بخش می‌پردازد.

تعهد مدیریت ستون فقرات ایمنی

تعهد مدیریت عزم راسخ و قاطعیت رهبران سازمان برای اولویت‌بندی و اطمینان از اجرای مؤثر برنامه ایمنی و بهداشت شغلی است. این تعهد صرفاً به بیان کلامی محدود نمی‌شود، بلکه باید در عمل تصمیم‌گیری‌ها و تخصیص منابع نمایان باشد بدون تعهد واقعی مدیریت، هرگونه تلاش برای پیاده‌سازی یک HSE MS محکوم به شکست خواهد بود زیرا کارکنان احساس نخواهند کرد که ایمنی واقعاً برای سازمان ارزشمند است.

چرا تعهد مدیریت حیاتی است؟

ایجاد فرهنگ ایمنی: مدیریت ارشد مسئول شکل دهی فرهنگ سازمانی است. وقتی مدیریت، ایمنی را در اولویت قرار می‌دهد این پیام به تمام سطوح سازمان منتقل می‌شود که ایمنی امری حیاتی است و همه باید به آن پایبند باشند این امر به ایجاد یک فرهنگ ایمنی تراز اول کمک می‌کند.

تخصیص منابع: مهم‌ترین شکل تعهد مدیریت، تخصیص منابع مالی، انسانی و زمانی کافی برای اجرای برنامه‌های ایمنی است. این شامل بودجه ریزی برای آموزش، خرید تجهیزات حفاظتی، انجام بازرسی‌ها، تحقیقات حوادث و توسعه رویه‌های ایمنی می‌باشد.

تعیین اهداف و استانداردها: مدیریت باید اهداف روشنی برای بهبود عملکرد ایمنی تعیین و استانداردهای بالایی را برای فعالیت‌های سازمان تعریف کند، این اهداف باید قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده (SMART) باشند.

پاسخگویی و نظارت: مدیریت در راستای اطمینان و تضمین انجام صحیح سیستم مدیریت ایمنی و کسب نتایج و اهداف استراتژیک آن باید اقداماتی شامل نظارت بر عملکرد، ارزیابی اثربخشی و ایجاد مکانیسم‌های پاسخگویی، انجام دهد.

مدل‌سازی رفتاری: رهبران سازمان باید خودشان الگوی رفتاری، ایمنی باشند. حضور آنها در محل کار، رعایت رویه‌های ایمنی، مشارکت در جلسات ایمنی و نشان دادن دغدغه واقعی برای سلامت کارکنان، تاثیر بسزایی بر نگرش و رفتار سایر کارکنان دارد.

تصمیم‌گیری استراتژیک: تعهد مدیریت به این معناست که در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک ملاحظات ایمنی در نظر گرفته شود برای مثال هنگام معرفی فرآیندها یا تجهیزات جدید، تأثیر آنها بر ایمنی کارکنان باید مورد ارزیابی دقیق قرار گیرد.

اعتماد و مشارکت کارکنان: اهمیت و تاکید مدیریت به مسائل ایمنی منجر به مشارکت در برنامه‌های ایمنی و گزارش‌دهی مسائل ایمنی می‌شود.

به طور خلاصه تعهد مدیریت مانند پایه‌های یک ساختمان است؛ اگر این پایه‌ها محکم نباشند کل ساختار سست خواهد بود این تعهد باید مستمر، شفاف و قابل مشاهده باشد تا بتواند محرک اصلی برای ایجاد و حفظ یک محیط کار ایمن باشد.

1.     رهبری قوی: جهت‌دهنده و الهام بخش

رهبری قوی در سیستم مدیریت ایمنی به معنای داشتن مدیرانی است که نه تنها مسئولیت‌های خود را در قبال ایمنی به رسمیت می‌شناسند بلکه فعالانه در جهت ارتقای آن اقدام می‌کنند و کارکنان را به پیروی از بهترین شیوه‌های ایمنی تشویق و الهام می‌بخشند. رهبران در تمامی سطوح سازمان از مدیرعامل گرفته تا سرپرستان خط تولید نقش حیاتی در شکل دهی به فرهنگ ایمنی دارند.

نقش مدیران ارشد در تعیین فرهنگ ایمنی:

مدیران ارشد از طریق اقدامات و تصمیمات خود، پیام‌های قدرتمندی را درباره اولویت‌های سازمان ارسال می‌کنند. اگر مدیران ارشد، ایمنی را به عنوان یک ارزش اصلی سازمان معرفی کنند و این موضوع را در تمام جنبه‌های کسب و کار، از استراتژی گرفته تا عملیات روزمره لحاظ کنند، فرهنگ ایمنی قوی شکل خواهد گرفت این امر شامل موارد زیر است:

-         بیان صریح ارزش‌های ایمنی: مدیران ارشد باید ارزش‌های ایمنی را به وضوح بیان کنند و اطمینان حاصل کنند که این ارزش‌ها به طور مداوم در سراسر سازمان منتشر می‌شوند.

-         ادغام ایمنی در اهداف استراتژیک: ایمنی نباید به عنوان یک بخش جداگانه دیده شود بلکه باید در اهداف و استراتژی‌های کلی سازمان ادغام شود.

-         تخصیص منابع و پشتیبانی: مدیران ارشد باید منابع لازم را برای اجرای مؤثر HSE MS فراهم کنند و پشتیبانی لازم را از تلاش‌های ایمنی ارائه دهند.

-         ایجاد ساز و کارهای بازخورد و مشارکت کارکنان: تشویق کارکنان به ارائه بازخورد در مورد مسائل ایمنی و ایجاد کانال‌هایی برای مشارکت آنها در فرآیندهای تصمیم گیری مربوط به ایمنی.

چگونه رهبران می‌توانند ارزش‌های ایمنی را نهادینه کنند:

نهادینه کردن ارزش‌های ایمنی به معنای تبدیل این ارزش‌ها از مواضع صرفاً کلامی به رفتارهای واقعی و پایدار در سازمان است. رهبران می‌توانند این کار را از طریق اقدامات زیر انجام دهند:

-         تشویق ارتباطات باز: ایجاد فضایی که در آن کارکنان احساس راحتی کنند تا در مورد نگرانی‌های ایمنی خود صحبت کنند، حوادث یا شبه حوادث را بدون ترس از تنبیه یا تهمت گزارش دهند.

-         ایجاد سیستم‌های پایش عملکرد و پاداش: شناسایی و قدردانی از کارکنانی که رفتارهای ایمنی مطلوب از خود نشان می‌دهند یا در بهبود ایمنی نقش فعال دارند. این می‌تواند شامل تقدیرنامه، هدایا یا حتی ارتقاء شغلی باشد.

-         آموزش مستمر و ارتقای دانش: اطمینان از اینکه کارکنان در تمام سطوح آموزش‌های لازم را در زمینه ایمنی، دریافت می‌کنند و دانش آن‌ها به روز نگه داشته می‌شود.

-         حضور فعال در محل کار: رهبران باید به طور منظم در محل کار حضور داشته باشند، با کارکنان در مورد ایمنی صحبت کنند محیط کار را مشاهده کرده و مسائل ایمنی را شناسایی و برطرف کنند.

-         بررسی و بازنگری منظم: برگزار کردن جلسات منظم برای بررسی عملکرد ایمنی، تحلیل حوادث و شبه حوادث و اتخاذ تصمیمات لازم برای بهبود مستمر.

-         ایجاد تیم‌های ایمنی: تشکیل کمیته‌ها یا تیم‌های ایمنی که از کارکنان مختلف با تخصص‌های مختلف تشکیل شده‌اند تا به شناسایی خطرات، تدوین رویه‌ها و نظارت بر اجرای آنها کمک کنند.

نمونه‌هایی از رفتارهای رهبری موثر، در حوزه ایمنی:

-         مدیرعاملی که شخصاً در بازدیدهای ایمنی شرکت می‌کند و با کارکنان در مورد مسائل ایمنی صحبت می‌کند و بر اهمیت اجرای ایمن تاکید می‌کند.

-         سرپرستی که قبل از شروع هر شیفت کاری یک جلسه" کوتاه ایمنی" (Toolbox Talk) برگزار می‌کند و خطرات احتمالی آن روز را مرور می‌کند.

-         مدیر پروژه‌ای که تأخیر در پروژه را به جای کاهش استانداردهای ایمنی، با تأمین منابع و زمان اضافی جبران می‌کند.

-         مدیری که هنگام مشاهده یک رفتار ناایمن، بلافاصله مداخله کرده و به فرد مربوطه بازخورد می‌دهد.

-         سازمانی که بودجه قابل توجهی را برای خرید تجهیزات ایمنی مدرن و ارتقاء سیستم‌های کنترلی اختصاص می‌دهد.

-         رهبرانی که گزارش‌های حوادث را با دقت بررسی کرده و اطمینان حاصل می‌کنند که اقدامات اصلاحی موثر اجرا می‌شوند.

-         تشویق کارکنان به توقف کار (Stop Work Authority) در صورت مشاهده شرایط ناایمن، بدون هیچگونه نگرانی از پیامدهای منفی.

در نهایت رهبری قوی در زمینه ایمنی، سنگ بنای یک سیستم مدیریت ایمنی موفق است. رهبران باید با عمل، تعهد خود را نشان دهند کارکنان را توانمند سازند و فضایی را خلق کنند که در آن ایمنی به طور طبیعی در تار و پود فعالیت‌های روزمره تنیده شود.

2.     منابع مالی چرخ دنده حرکت سیستم

تعهد مدیریت و رهبری قوی بدون پشتوانه مالی کافی، مانند چرخ دنده ای است که توان چرخش ندارد. تخصیص منابع مالی مناسب، سوخت لازم برای اجرای مؤثر و پایدار سیستم مدیریت ایمنی را فراهم می‌کند این منابع نه تنها هزینه‌های مستقیم مرتبط با ایمنی را پوشش می‌دهند، بلکه به سازمان اجازه می‌دهند تا در پیشگیری از حوادث و بهبود مستمر عملکرد ایمنی، سرمایه گذاری کند.

تخصیص بودجه کافی برای:

·        آموزش و صلاحیت کارکنان:

-         آموزش‌های اولیه ایمنی برای کارکنان جدیدالورود جهت آشنایی با مقررات، خطرات و رویه‌های ایمنی

-         آموزش‌های تخصصی برای کارکنانی که با ماشین‌آلات خطرناک کار می‌کنند یا در وظایف خاصی دخیل هستند مانند (کار در ارتفاع، کار با مواد شیمیایی و حمل بار سنگین).

-         آموزش‌های بازآموزی ( Refresher Training ) به منظور به روزرسانی دانش و مهارت های ایمنی کارکنان

-         آموزش برای ارزیابی ریسک و روش‌های کنترل آموزش مدیران و سرپرستان در زمینه شناسایی و ارزیابی خطرات شغلی

-         آموزش تیم‌های واکنش در شرایط اضطراری

·        خرید و نگهداری تجهیزات حفاظتی فردی (PPE)

·        ارزیابی ریسک و شناسایی خطرات

-         تخصیص زمان و نیروی انسانی برای انجام بازرسی‌های ایمنی منظم و پیگیری اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی

·        بهبود مستمر سیستم مدیریت ایمنی

-         سرمایه‌گذاری در فناوری‌های جدید برای بهبود ایمنی مانند سیستم‌های هشدار دهنده، سنسورها، تجهیزات خودکار.

-         انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی HSE MS برای ارزیابی اثر بخشی و شناسایی نقاط ضعف.

-         توسعه و به روزرسانی رویه ها و دستورالعمل‌های کاری ایمن

-         برگزاری کارگاه‌ها و سمینارهای تخصصی برای تبادل دانش و تجربه در زمینه ایمنی

-         نظارت بر سلامت کارکنان

-         انجام معاینات پزشکی دوره ای برای تشخیص زودهنگام بیماری های شغلی تأمین تجهیزات پزشکی اولیه و کارکنان آموزش دیده در محل کار (در صورت لزوم).

-         مدیریت برنامه‌های سلامت و رفاه کارکنان

پیامدهای عدم تخصیص منابع مالی مناسب:

·        افزایش نرخ حوادث و بیماری‌های شغلی:

-         کارکنان بدون آموزش کافی یا تجهیزات مناسب بیشتر در معرض خطر آسیب دیدگی قرار دارند.

·        کاهش بهره‌وری:

-         حوادث منجر به توقف کار کاهش روحیه کارکنان و از دست دادن نیروی کار ماهر می‌شود

·        افزایش هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم:

-         هزینه‌های پزشکی و غرامت کارگران

-         هزینه‌های تعمیر و نگهداری تجهیزات آسیب دیده

-         هزینه‌های مربوط به توقف اجرا و از دست دادن فرصت‌های تجاری

-         جریمه‌های قانونی و حق الوکاله در صورت نقض مقررات.

-         افزایش حق بیمه

·        تخریب روحیه و اعتماد :

-         کارکنان احساس بی‌اهمیت بودن ایمنی توسط مدیریت، باعث دلسردی و کاهش تعهد کارکنان می‌شود.

·        آسیب به اعتبار و تصویر سازمان:

-         سابقه حوادث ناگوار می‌تواند به شهرت و اعتبار سازمان در میان مشتریان سرمایه‌گذاران و جامعه آسیب برساند.

·        عدم انطباق با الزامات قانونی:

-         عدم تخصیص منابع کافی ممکن است منجر به عدم رعایت قوانین و مقررات ایمنی و بهداشتی شود.

چگونه سرمایه‌گذاری در ایمنی منجر به بازدهی اقتصادی می‌شود:

اغلب، هزینه کردن برای ایمنی به عنوان «هزینه» تلقی می‌شود اما در واقع یک «سرمایه‌گذاری» است که بازدهی قابل توجهی دارد این بازدهی از طریق کاهش هزینه‌های مرتبط با حوادث و بهبود عملکرد کلی سازمان حاصل می‌شود.

·        کاهش هزینه‌های حوادث:

-         هرچه حوادث کمتر رخ دهد هزینه‌های مستقیم (درمان، غرامت) و غیر مستقیم (توقف کار، از دست دادن بهره‌وری) نیز کاهش می‌یابد.

·        افزایش بهره‌وری:

-         محیط کار ایمن‌تر، کارکنان را قادر می‌سازد تا با اطمینان و تمرکز بیشتری کار کنند که این امر منجر به افزایش کیفیت و کمیت تولید می‌شود.

·        بهبود روحیه و کاهش جابجایی نیروی کار:

-         کارکنانی که احساس امنیت شغلی و سلامتی دارند، انگیزه بیشتری برای ماندن در سازمان دارند که هزینه‌های استخدام و آموزش نیروهای جدید را کاهش می‌دهد.

·        کاهش حق بیمه:

-         سازمان‌هایی با سابقه ایمنی خوب معمولاً حق بیمه‌های کمتری پرداخت می‌کنند.

·        افزایش شهرت و وفاداری مشتری:

-         تعهد به ایمنی می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی عمل کرده و مشتریان را جذب کند به ویژه در صنایعی که ایمنی از اهمیت بالایی برخوردار است.

·        جلوگیری از جریمه‌ها و مسائل قانونی:

-         رعایت مقررات ایمنی از هزینه‌های سنگین ناشی از جریمه‌ها و دعاوی حقوقی جلوگیری میکند

تخصیص بودجه کافی برای ایمنی یک تصمیم اقتصادی هوشمندانه است که به منفعت بلندمدت سازمان، منجر می‌شود.

3.     یکپارچه‌سازی تعهد، رهبری و منابع

ایجاد هم افزایی

موفقیت یک سیستم مدیریت ایمنی (HSE MS) نه تنها به وجود هر یک از عوامل تعهد مدیریت رهبری قوی و تخصیص منابع مالی کافی بستگی دارد بلکه به نحوه یکپارچه‌سازی و هم‌افزایی این سه عامل کلیدی وابسته است. این سه ستون اصلی باید در کنار هم عمل کنند تا یک پایه محکم برای فرهنگ ایمنی پایدار و اثر بخش ایجاد نمایند.

چگونگی همکاری این سه عامل:

·        تعهد مدیریت به عنوان محرک اصلی: تعهد مدیریت انگیزه اولیه و اراده لازم را برای شروع و هدایت فرآیند پیاده‌سازی SMS فراهم می‌آورد این تعهد، زمینه را برای رهبران در سطوح مختلف آماده می‌کند تا وظایف خود را در قبال ایمنی به نحو احسن انجام دهند.

·        رهبری قوی به عنوان هدایت‌کننده: رهبران به ویژه مدیران ارشد، با نشان دادن تعهد خود از طریق اقدامات عملی به این تعهدات جان می‌بخشند آنها فرهنگ ایمنی را شکل می‌دهند کارکنان را الهام می‌بخشند و اطمینان حاصل می‌کنند که رویه‌ها و سیاست‌های ایمنی در عمل رعایت می‌شوند رهبران اطمینان حاصل می‌کنند که منابع تخصیص یافته، به درستی و در جهت اهداف ایمنی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

·        منابع مالی به عنوان توانمندساز: منابع مالی، ابزار و امکانات لازم را برای اجرای واقعی تعهدات و فعالیت‌های رهبری فراهم می‌کنند. بدون بودجه کافی حتی بهترین نیت‌ها و قوی ترین رهبری‌ها نیز نمی‌توانند به نتیجه مطلوب برسند این منابع، امکان آموزش ،تجهیز ارزیابی و بهبود مداوم را فراهم می‌کنند

ایجاد یک سیستم مدیریت ایمنی پایدار و موفق:

یکپارچه‌سازی این سه عامل به صورت زیر منجر به ایجاد یک HSE MS پایدار و موفق می‌شود:

1.     سیاست‌گذاری و چشم انداز ایمنی: مدیریت ارشد بیانیه‌ای روشن از سیاست ایمنی و چشم‌انداز سازمان در این زمینه تدوین می‌کند، این سیاست چارچوبی را برای تمام فعالیت‌های ایمنی تعیین می‌کند.

2.     تعیین اهداف و شاخص‌های عملکرد: بر اساس سیاست ایمنی، اهداف مشخصی برای بهبود عملکرد ایمنی تعیین می‌شود. این اهداف باید با منابع مالی تخصیص یافته و توانایی‌های رهبری همسو باشند.

3.     تخصیص بودجه برای فعالیت‌های ایمنی: مدیریت، بودجه کافی را برای دستیابی به این اهداف در نظر می‌گیرد. این بودجه شامل هزینه‌های آموزش، تجهیزات، بازرسی‌ها حسابرسی‌ها و غیره است.

4.     توزیع مسئولیت‌ها و اختیارات: رهبران و مدیران در سطوح مختلف، مسئولیت‌های مشخصی در قبال ایمنی در حوزه‌های تحت نظارت خود دریافت می‌کنند. این مسئولیت‌ها باید با اختیارات لازم همراه باشند.

5.     اجرای برنامه‌ها و رویه‌ها: با استفاده از منابع مالی تخصیص یافته، برنامه‌های آموزشی اجرا شده، تجهیزات، خریداری و نگهداری می‌شوند و رویه‌های ایمنی تدوین و ابلاغ می‌گردند.

6.     نظارت و ارزیابی عملکرد: رهبران به طور مستمر بر اجرای برنامه‌ها نظارت کرده و عملکرد ایمنی را با شاخص‌های تعیین‌شده مقایسه می‌کنند این نظارت از طریق بازرسی‌ها، گزارش‌دهی حوادث و تحلیل داده‌ها صورت می‌گیرد.

7.     بازخورد و بهبود مستمر: یافته‌های حاصل از نظارت و ارزیابی، به مدیریت و رهبران بازخورد داده می‌شود تا اقدامات اصلاحی لازم انجام شده و سیستم مدیریت ایمنی به طور مداوم بهبود یابد. این چرخه بهبود، با تعهد مدیریت، رهبری قوی و پشتیبانی منابع مالی، تضمین می‌شود.

4.     نتیجه‌گیری: جمع‌بندی نکات کلیدی و توصیه‌های عملی

سیستم مدیریت ایمنی (HSE MS) یک ابزار حیاتی برای سازمان‌هاست تا بتوانند ریسک‌های مرتبط با فعالیت‌های خود را مدیریت کرده و محیط کاری ایمن و سالم برای کارکنان خود فراهم آورند. همانطور که در این مقاله بررسی شد، موفقیت در پیاده‌سازی و اثربخشی سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست (HSE MS) به طور جدایی‌ناپذیری به سه عامل کلیدی وابسته است تعهد مدیریت، رهبری قوی و تخصیص منابع مالی کافی. این سه عامل ستون فقرات یک برنامه ایمنی موفق را تشکیل می‌دهند و بدون هیچ کدام از آنها تلاش‌ها به نتیجه مطلوب نخواهند رسید.